Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren Verantwortliche

Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.  

Für die Datenverarbeitung Verantwortliche

octonomy AI GmbH
Hansaring 61
50670 Köln
Deutschland

Eintragung im Handelsregister:
Registernummer: HRB119283 
Registergericht: Köln

Datenschutzbeauftragter: dpo@octonomy.ai

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.  

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Bewerbungsverfahrens als vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahme). Die Bereitstellung der als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich; ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Soweit Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Gesundheitsdaten) mitteilen, verarbeiten wir diese ausschließlich, soweit dies nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO zulässig ist. Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit wir Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (etwa nach dem AGG) verarbeiten, stützen wir dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Gehaltsvorstellung
Startdatum
LinkedIn-Profil (optional)
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind (optional)
Github-Profil (optional)

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse mit weiteren personenbezogenen Daten hochzuladen.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff. 
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. 
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend löschen wir Ihre Daten löschen. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.). 
Darüber hinaus bieten wir Ihnen an, Ihre Daten zur Aufnahme in unserem „Talent Pool“ für 12 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz.

Die Aufnahme in unseren Talent Pool erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer gesonderten, freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die wir vor der Aufnahme bei Ihnen einholen. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; im Falle des Widerrufs sowie nach Ablauf der genannten Speicherdauer löschen wir Ihre im Talent Pool gespeicherten Daten. Erteilen Sie keine Einwilligung, entstehen Ihnen hierdurch keine Nachteile.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.  

Weitergabe der Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Verantwortliche und Personio.  
Einsatz externer Dienstleister im Bewerbungsverfahren

Zur Durchführung und Unterstützung des Bewerbungsverfahrens setzen wir neben Personio teilweise weitere externe Dienstleister ein (etwa spezialisierte Personaldienstleister, die uns bei der Personalgewinnung unterstützen). Soweit diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, wählen wir sie sorgfältig aus und verpflichten sie auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; sie verarbeiten Ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Soweit dabei Dienste eingesetzt werden, die eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere in die USA) beinhalten, erfolgt diese nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (etwa das EU-US Data Privacy Framework) vorliegt oder geeignete Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO (insbesondere Standardvertragsklauseln) bestehen. Erhalten wir Ihre Daten von solchen Dienstleistern oder aus allgemein zugänglichen beruflichen Netzwerken, verarbeiten wir sie zu denselben Zwecken wie unmittelbar bei Ihnen erhobene Daten.

Aufzeichnung und Transkription von Gesprächen

Sofern im Rahmen des Auswahlverfahrens Gespräche (etwa Video- oder Telefoninterviews) aufgezeichnet oder transkribiert werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen, gesonderten und freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir informieren Sie vor Beginn der Aufzeichnung hierüber. Sie können die Einwilligung verweigern und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen hierdurch Nachteile im Bewerbungsverfahren entstehen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet im Bewerbungsverfahren nicht statt.

Betroffenenrechte

Sofern durch uns als Verantwortliche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).  

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf Datenschutz - octonomy unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen. Informationen zur Verarbeitung durch den Betreiber der Recruiting-Seite (Personio) finden Sie ergänzend im nachstehenden Abschnitt.

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